Kalender-Kurzreferenz

Diese Kurzreferenz enthält ein Bildschirmbild, das die Grundlagen des Kalenders erklärt, sowie Tabellen mit anderen häufig verwendeten Aufgaben und Verknüpfungen.

Tabelle 1 . Grundlagen
Aufgabe Aktion

Öffnen Sie den Kalender

 Klicken Sie auf die Schaltfläche „Öffnen“ und wählen Sie dann „Kalender“ aus.

Erstellen Sie eine Besprechung oder einen anderen Kalendereintrag

Klicken Sie im Kalender auf Neu > Besprechung oder eine andere Art von Kalendereintrag.

Tipp: Wählen Sie „Veranstaltungsankündigung“ , wenn Sie keine Antworten der eingeladenen Personen per E-Mail erhalten möchten.
Tabelle 2 . Arbeiten mit Meetings
Aufgabe Aktion

Fügen Sie Eingeladene zu einem Meeting hinzu oder entfernen Sie sie

Öffnen Sie die Besprechungseinladung und klicken Sie auf Eingeladene hinzufügen oder Eingeladene entfernen .

Stellen Sie einen Alarm für eine Besprechung ein oder stornieren Sie ihn
  • Um einen Alarm einzustellen, erstellen oder bearbeiten Sie einen Kalendereintrag und klicken Sie dann auf „Benachrichtigen“ .
  • Um einen Alarm abzubrechen, öffnen Sie den Kalendereintrag, leeren Sie das Feld „Benachrichtigen“ und klicken Sie auf „Speichern und schließen“ .

Planen Sie eine Besprechung neu, stornieren, aktualisieren oder bestätigen Sie sie
  • Um die Besprechung neu zu planen, abzusagen oder zu bestätigen, öffnen Sie die Besprechung, klicken Sie auf Besitzeraktionen und dann auf Neu planen , Abbrechen oder Bestätigen .
    Hinweis: Wenn Sie eine Besprechung bestätigen, sendet Notes eine Aktualisierung mit den aktuellsten Besprechungsinformationen an die eingeladenen Personen.
  • Um eine Besprechung zu aktualisieren und die Teilnehmer zu benachrichtigen, öffnen Sie die Besprechung, aktualisieren Sie sie und klicken Sie dann auf Speichern und Einladungen senden .
Tipp: Wenn es sich um eine wiederkehrende Besprechung handelt und alle Eingeladenen Nicht-Notes-Kalenderanwendungen verwenden, wählen Sie Nur diese Instanz aus, da Nicht-Notes-Kalender die anderen Optionen möglicherweise nicht unterstützen.

Markieren Sie ein Meeting als freie Zeit in Ihrem Zeitplan
  • Wenn Sie das Meeting erstellen, wählen Sie „Als verfügbar markieren“ aus.
  • Wenn Sie zur Besprechung eingeladen sind, klicken Sie auf „Vorläufig annehmen“ .

Überprüfen Sie die Antworten der eingeladenen Personen zu einer Besprechung

Öffnen Sie in Ihrem Kalender die Besprechung und klicken Sie unten in der Einladung auf die Registerkarte „Eingeladener Status“ .

Senden Sie eine Nachricht an die eingeladenen Personen

Öffnen Sie das Meeting, klicken Sie auf Besitzeraktionen und wählen Sie dann Nachricht an alle Eingeladenen senden , Nachricht an Eingeladene senden, die geantwortet haben , oder Nachricht an Eingeladene senden, die nicht geantwortet haben .

Verschlüsseln Sie ein Meeting

 Erstellen Sie eine Besprechungseinladung, klicken Sie auf Zustellungsoptionen und wählen Sie dann Verschlüsseln aus.

Schlagen Sie einen neuen Termin oder eine neue Uhrzeit für die Besprechung vor
  1. Öffnen Sie die Einladung zur Besprechung und klicken Sie auf „Antworten“ > „Neuen Termin vorschlagen“ . Wenn die Optionen „Neue Zeit vorschlagen“ nicht angezeigt werden, hat der Besprechungsleiter Gegenvorschläge für diese Einladung deaktiviert.
  2. Klicken Sie auf Zeitpläne prüfen , um die freien Zeitpläne der Besprechungsteilnehmer zu überprüfen und festzustellen, ob diese zum vorgeschlagenen Zeitpunkt verfügbar sind.
Hinweis: Um einen neuen Termin für eine wiederkehrende Besprechung vorzuschlagen, müssen Sie die Besprechung zunächst annehmen. Öffnen Sie dann Ihren Kalender, öffnen Sie eine Instanz der wiederkehrenden Besprechung und schlagen Sie einen neuen Zeitpunkt dafür vor.
Laden Sie andere Benutzer zu Besprechungen ein, die von einem externen E-Mail-Benutzer wie Outlook erstellt wurden Klicken Sie in einer E-Mail-Einladung auf „Andere einladen…“, um Ihre Optionen anzuzeigen. Diese Option ist in Notes Version 12 und höher verfügbar.
Tabelle 3 . Arbeiten mit Ihrem Kalender
Aufgabe Aktion

Scrollen Sie jeweils einen Monat oder eine Woche durch Ihren Kalender
Wählen Sie im Navigationsbereich die Ansicht „Ein Monat“ aus und verwenden Sie dann die folgenden Tastenkombinationen:
  • Einen Monat zurückblättern – PgUp
  • Scrollen Sie einen Monat vorwärts – Seite nach unten
  • Eine Woche rückwärts scrollen – Strg+Bild-auf
  • Eine Woche vorwärts scrollen – Strg+Bild-Ab

Filtern Sie Ihren Kalender, um nur Einträge eines bestimmten Typs oder Status oder Einträge anzuzeigen, die privat sind oder von einer bestimmten Person geleitet werden

Klicken Sie oben im Kalender auf „Anzeigen“ , klicken Sie auf „Filtern nach “ und dann auf eine Filtermethode.

Sie könnten beispielsweise auf „Vorsitzender“ klicken, um nur Besprechungen anzuzeigen, die von einer bestimmten Person geleitet werden, oder auf „ Typ“ klicken, um nur Termine anzuzeigen.

Zeigen Sie abgesagte Besprechungen im Kalender rot an oder entfernen Sie sie automatisch

 Klicken Sie auf Datei > Einstellungen , klicken Sie auf den Abschnitt „Kalender und Aufgaben“ , klicken Sie auf „Anzeigen “, klicken Sie auf „Ansichten“ , wählen Sie „Abgesagte Besprechungen automatisch verarbeiten“ und wählen Sie dann „Im Kalender als abgesagt anzeigen“ oder „ Aus Kalender entfernen“ aus .

Aufgaben im Kalender ein- oder ausblenden

 Klicken Sie auf Datei > Einstellungen , klicken Sie auf den Abschnitt „Kalender und Aufgaben“ , klicken Sie auf „Anzeige “, klicken Sie auf „Ansichten “ und aktivieren oder deaktivieren Sie dann „Aufgabeneinträge anzeigen“ .

Ändern Sie die Farbe von Kalendereinträgen

 Klicken Sie auf „Datei“ > „Einstellungen“ , klicken Sie auf den Abschnitt „Kalender und Aufgaben“ , klicken Sie auf die Registerkarte „Farben “ und geben Sie dann Hintergrund- und Textfarben für den Eintragstyp oder für Kalenderkategorien an.

Zeigen Sie den Kalender in Zeitfenstern oder Zusammenfassungen an

Klicken Sie oben im Kalender auf „Anzeigen“ und dann auf „Zusammenfassung“ (Benutzer des Notes Basic-Clients: Klicken Sie auf „Formatierung“ und dann auf „Zusammenfassen “), um Zusammenfassungen anzuzeigen, oder auf „Zeitfenster“ , um Zeitfenster anzuzeigen.

Wenn Sie einen neuen Zeitpunkt für eine Besprechung vorschlagen, belassen Sie im Kalender einen Platzhalter für den ursprünglichen Zeitpunkt
  1. Klicken Sie auf Datei > Einstellungen , klicken Sie auf Kalender und Aufgaben und dann auf Anzeige .
  2. Klicken Sie auf „Ansichten“ und wählen Sie „Standardmäßig einen Platzhalter für Gegenbesprechungen hinterlassen“ aus .

Aktualisieren Sie andere Besprechungsteilnehmer, wenn eingeladene Personen hinzugefügt oder entfernt werden
  1. Klicken Sie auf Datei > Einstellungen , klicken Sie auf Kalender und Aufgaben und dann auf Anzeige .
  2. Klicken Sie auf Hinweise .
  3. Wählen Sie Wenn ich zu einer Besprechung eingeladene Teilnehmer hinzufüge oder entferne, aktualisiere die anderen Teilnehmer aus .
Tabelle 4 . Verknüpfungen
Aufgabe Für Windows Für Macintosh
Kalender öffnen
Hinweis: Um diese Verknüpfung zu aktivieren, klicken Sie auf Datei > Voreinstellungen > Grundlegende Notes-Client-Konfiguration > Alternative Tastaturkürzel aktivieren .
 Strg+2 Strg+2
Ausgewählten Kalendereintrag öffnen Eingeben Eingeben
Erhalten Sie Hilfe für die aktuelle Funktion F1 Hilfe oder Befehl +?
Vergrößern Sie den ausgewählten Text auf die nächste Punktgröße F2 N / A
Reduzieren Sie den ausgewählten Text auf die nächste Punktgröße Umschalt + F2 N / A
Letzte Aktion rückgängig machen Strg + Z Befehl + Z
Aktualisieren Sie die Ansicht F9 F9
Schließen Sie die aktuelle Kalenderansicht oder den aktuellen Kalendereintrag Esc Esc
Sehen Sie sich eine Liste der verfügbaren Verknüpfungen an Strg+Umschalt+L Strg+Umschalt+L