メールの特記事項を設定し使用する
メールの特記事項は通常は短いテキストブロックで、メールに追加される通知です。これは組織の法的利益を守るために組織内でしばしば使用されます。たとえば、メールの特記事項を使用して、組織の代理責任を制限する、つまり従業員の行動に対する組織の責任を制限することができます。この種の特記事項では、組織はメッセージに書かれた内容に一切責任を負わないことを受信者に通知します。
このタスクについて
もう 1 つよく使用されるメールの特記事項は、メッセージは現在の受信者向けでない可能性があり、機密情報が含まれている可能性があることを警告するタイプのものです。特記事項では、「意図しない受信者」に対し、その内容を他人と共有することなくメッセージを処分するように要請します。
Domino ®サーバー、 Notes ®クライアント、またはその両方からのメッセージ免責事項の使用を有効または無効にすることができます。
Notes ®でメッセージ免責事項を設定して有効にするには、ポリシー文書を作成するか、既存のポリシー文書とメール ポリシー設定文書を使用して、メッセージ免責事項を定義して有効にします。さらに、メールポリシー設定文書を作成し、メールの特記事項を定義して有効にします。「Notes クライアントが免責事項を追加できる」フィールドで「有効」を選択すると、 Notes ®Notes client can add disclaimersクライアントでメッセージの免責事項が有効になります。電子メール メッセージに追加されるメッセージの免責事項テキストは、 [免責事項テキスト]フィールドに入力したテキストから取得されます。メールメッセージに追加されたメールの特記事項のテキストは、[特記事項] フィールドに入力したテキストから生成されます。免責事項はDomino ®ディレクトリに保存されます。
Domino ®サーバーでメッセージ免責事項を設定して有効にするには、ポリシー文書を作成するか、既存のポリシー文書とメールポリシー設定文書を使用してメッセージ免責事項のテキストを定義します。メール ポリシー設定ドキュメントの [免責事項テキスト] フィールドに入力したメッセージの免責事項テキストは、電子メール メッセージに追加される免責事項です。サーバー設定文書 -ルーター/SMTPを使用して、サーバーのメッセージ免責事項を有効または無効にします。 > メッセージの免責事項タブ。サーバーのメールの特記事項を有効にしたり無効にしたりするには、サーバー設定文書 - [ルーター/SMTP][メールの特記事項] タブを使用します。
メールポリシー設定文書は、システム管理プロセスにより特定のサーバーにあるすべてのユーザーのメールファイルに適用されます。その際、メールファイルの所有者の階層名を使用して、対応するポリシー文書が判別されます。デフォルトでは、システム管理プロセスは 12 時間ごとに実行されます。
tell adminp process mailpolicy
メールの特記事項は受信 SMTP メッセージには追加されません。
メールの特記事項の有効化と無効化に関して、次の点に注意してください。
- クライアントとサーバーに対してメールの特記事項が有効になっている場合、メールの特記事項はサーバーまたはクライアント経由でメールメッセージに追加できます。サーバーは、 Notes ®クライアントによって免責事項が追加されたかどうかを判断できます。パフォーマンス上の理由から、メールの特記事項がクライアントとサーバーの両方で有効になっている場合、通常はクライアントが特記事項を追加します。
- メールの特記事項がサーバーに対して有効になっているが、クライアントに対しては無効になっている場合、メールの特記事項はサーバーからしかメールメッセージに追加できません。
- メッセージ免責事項がサーバーでは無効になっているが、クライアントでは有効になっている場合、メッセージ免責事項はNotes ®からのみ追加できます。
- メールの特記事項がサーバーとクライアントの両方に対して無効になっている場合、メールの特記事項はメールメッセージに追加できません。
1 つの特記事項を作成し、組織または組織単位から送信されるすべてのメッセージに適用できます。また、メッセージの組み合わせに合わせて複数の特記事項を作成したり、個々の送信者ごとに個々の特記事項を作成することもできます。個々の送信者に特記事項を関連付けるには、ポリシー文書を使用して、特定の個人またはグループに適用される明示的ポリシーを定義します。メールメッセージの組み合わせに複数の特記事項を関連付けるにも、ポリシーを使用します。
特定の送信者に複数の特記事項を適用する場合、階層方法を使用して正しい特記事項を選択します。他の特記事項が送信者に適用されない場合、デフォルトの特記事項が適用されます。ポリシーは、階層構造になっており、特殊性が高いポリシーから特殊性が低いものへと並びます。たとえば、個人にとって最も特殊なポリシーは、その個人に直接適用される明示的ポリシーです。次に特殊性が高いポリシーは、その個人の組織全体の全メンバーに対して定義された組織ポリシーであることがあります。この場合、階層モデルを使用して、明示的ポリシーが使用されます。
メール ポリシー設定文書を使用して、特定の送信者に対する正しい免責事項がメール ルーターのサーバー上で使用可能であり、 Notes ®メール クライアントにも展開されていることを確認します。
S/MIME 署名付き暗号化メッセージでメールの特記事項を使用する
このタスクについて
特記事項は、署名付きメッセージや暗号化されたメッセージを含め、すべてのメッセージに追加できます。
メールの特記事項機能は主にインターネット経由のメッセージでの使用を目的としています。メール ルーターで S/MIME 署名および暗号化されたメッセージに免責事項を追加することは可能ですが、S/MIME 署名および暗号化されたメッセージはNotes ®では適切に処理されません。S/MIME 署名付きメッセージに免責事項が追加され、 Notes ®ユーザーがそれを受信した場合、メッセージ本文は表示できますが、署名は検証できません。免責事項が追加された S/MIME 暗号化メッセージをNotes ®ユーザーが受信した場合、メッセージ本文は表示できず、メッセージを復号化することもできません。
可能な限り、免責事項をサーバーから追加するのではなく、 Notes ®クライアントを使用して追加してください。署名および暗号化されたメッセージに関する問題は、 Notes ®クライアントから追加された免責事項には適用されません。免責事項はメッセージが署名される前に追加されるためです。送信メッセージに使用されるインターネット文字セットはNotes ® クライアントによって決定されるため、文字セットに関する問題はNotes ®クライアントから追加された免責事項には適用されません。Notes ®クライアントで免責事項を追加すると、ルーターで発生する可能性のあるパフォーマンスの問題や遅延を回避できます。
サーバーからメールの特記事項を有効にする
手順
- 設定するサーバーのサーバー設定文書が既に存在することを確認します。
- Domino ® Administrator で、 「設定」タブをクリックし、 「メッセージング」セクションを展開します。
- [設定] をクリックします。
- 管理するメールサーバーのサーバー設定文書を選択し、[サーバー設定の編集] をクリックします。
- クリックします > メッセージの免責事項タブ。
- 以下のフィールドに入力し、[保存して閉じる] をクリックします。
表 1 。[メールの特記事項] タブのフィールド フィールド アクション メールの特記事項 新しく作成したグループのオプションとして、 - [有効] - サーバーでメールの特記事項を追加できるようにします。
- [無効] - サーバーでメールの特記事項を追加できないようにします。
署名付きまたは暗号化された S/MIME メールに特記事項を追加 新しく作成したグループのオプションとして、 - [有効] - 他のメッセージと同様、S/MIME 署名付きメッセージまたは暗号化されたメッセージにもメールの特記事項を追加します。
- [無効] - S/MIME 署名付きメッセージまたは暗号化されたメッセージにメールの特記事項を追加できないようにします。
ログ詳細度 メールの特記事項の追加時に適用するログ詳細度を選択します。ログ詳細度はログに記録される情報量を決定します。 このフィールドは、[メールの特記事項] フィールドで [有効] を選択したときに表示されます。