Configuration et utilisation des clauses de non-responsabilité des messages
Les clauses de non-responsabilité sont des notifications (généralement de courts blocs de texte) ajoutées aux messages électroniques. Ils sont souvent utilisés par les organisations pour tenter de protéger leurs intérêts juridiques. Par exemple, les clauses de non-responsabilité des messages peuvent être utilisées pour limiter l'exposition d'une organisation à la responsabilité du fait d'autrui, c'est-à-dire pour limiter la responsabilité de l'organisation pour les actions de ses employés. Ce type de clause de non-responsabilité informe le destinataire du message que l'organisation n'est responsable de rien de ce qui est écrit par l'auteur du message.
À propos de cette tâche
Un autre type de clause de non-responsabilité couramment utilisé consiste en un avertissement indiquant que le message peut ne pas être destiné au destinataire actuel et qu'il peut contenir des informations confidentielles. La clause de non-responsabilité demande au « destinataire non prévu » de se débarrasser du message sans partager son contenu avec d’autres.
Vous pouvez activer ou désactiver l'utilisation des avertissements de message à partir du serveur Domino ® , du client Notes ® ou des deux.
Pour configurer et activer les avertissements de message sur Notes ® , vous devez créer un document de politique ou utiliser un document de politique existant, ainsi qu'un document de paramètres de politique de messagerie pour définir et activer les avertissements de message. Remplissez les champs du document de paramètres de politique de messagerie, y compris ceux de l’onglet Clauses de non-responsabilité des messages. Les avertissements de message sont activés sur le client Notes ® lorsque vous sélectionnez Activé dans le champ Le client Notes peut ajouter des avertissements . Le texte de clause de non-responsabilité ajouté aux messages électroniques est dérivé du texte que vous saisissez dans le champ Texte de clause de non-responsabilité . Les avis de non-responsabilité sont écrits dans les fichiers de messagerie de chaque utilisateur auquel la politique s'applique. La clause de non-responsabilité est stockée dans l’annuaire Domino ® .
Pour configurer et activer les clauses de non-responsabilité des messages sur le serveur Domino ® , créez un document de politique ou utilisez un document de politique existant, ainsi qu'un document de paramètres de politique de messagerie pour définir le texte de la clause de non-responsabilité des messages. Le texte d'avertissement du message que vous saisissez dans le champ Texte d'avertissement du document de paramètres de politique de messagerie est l'avertissement qui est ajouté à vos messages électroniques. Vous pouvez activer et désactiver les avertissements de message pour le serveur à l'aide du document Paramètres de configuration du serveur - Routeur/SMTP > Onglet . Lorsque les clauses de non-responsabilité sont activées sur le serveur, tous les messages envoyés depuis ce serveur sont exclus, quelle que soit la source du message.
Le document de paramètres de politique de messagerie est appliqué à tous les fichiers de messagerie des utilisateurs sur un serveur donné par le processus d'administration, en utilisant le nom hiérarchique du propriétaire du fichier de messagerie pour déterminer le document de politique correspondant. Par défaut, le processus d’administration s’exécute toutes les douze heures ; par conséquent, les modifications ne prennent effet qu’à la prochaine exécution du processus d’administration. Vous pouvez forcer le processus d'administration à traiter de nouvelles informations dans le document de paramètres de politique de messagerie, en utilisant la commande de la console du serveur :
dire à adminp de traiter mailpolicy
Les avertissements de message ne sont pas ajoutés aux messages SMTP entrants ; ils sont uniquement ajoutés aux messages SMTP sortants.
Vous devez prendre connaissance des informations suivantes concernant l'activation et la désactivation des avertissements de message :
- Si les avertissements de message sont activés pour le client et le serveur, des avertissements de message peuvent être ajoutés aux messages électroniques via le serveur ou le client. Le serveur est en mesure de déterminer si une clause de non-responsabilité a été ajoutée par le client Notes ® . Pour des raisons de performances, le client ajoute généralement la clause de non-responsabilité si les clauses de non-responsabilité des messages sont activées à la fois sur le client et sur le serveur.
- Si les avertissements de message sont activés pour le serveur, mais désactivés pour le client, les avertissements de message ne peuvent être ajoutés qu'aux messages électroniques provenant du serveur.
- Si les avertissements de message sont désactivés pour le serveur mais activés pour le client, les avertissements de message ne peuvent être ajoutés qu'à partir de Notes ® .
- Si les avertissements de message sont désactivés à la fois sur le serveur et sur le client, ils ne peuvent pas être ajoutés à aucun message électronique.
Vous pouvez créer une clause de non-responsabilité et l'appliquer à tous les messages envoyés depuis une organisation ou une unité organisationnelle, ou vous pouvez créer plusieurs clauses de non-responsabilité pour n'importe quelle combinaison de messages, ou créer des clauses de non-responsabilité individuelles pour des expéditeurs individuels. Pour associer une clause de non-responsabilité à un expéditeur individuel, utilisez le document de politique pour définir une politique explicite qui s'applique à des individus ou à des groupes spécifiques. Pour associer plusieurs clauses de non-responsabilité à des combinaisons de messages électroniques, vous utilisez également des politiques. Par exemple, utilisez des politiques organisationnelles pour créer une clause de non-responsabilité pour l'organisation des ventes, une autre pour le service de comptabilité, etc.
Si plusieurs clauses de non-responsabilité s'appliquent à un expéditeur donné, choisissez les clauses de non-responsabilité appropriées en utilisant une approche hiérarchique avec une clause de non-responsabilité par défaut s'appliquant lorsqu'aucune autre clause de non-responsabilité ne s'applique à l'expéditeur. Les politiques existent dans une hiérarchie, classées de la politique la plus spécifique à la moins spécifique. Par exemple, la politique la plus spécifique pour un individu est une politique explicite qui s’applique directement à cette personne. La politique la plus spécifique suivante pourrait être une politique organisationnelle définie pour tous les membres de l’organisation entière de cet individu. Dans ce cas, en utilisant un modèle hiérarchique, la politique explicite serait utilisée. Pour garantir qu'une clause de non-responsabilité soit attribuée à tous les courriers Internet, vous pouvez également créer une clause de non-responsabilité générale à utiliser si aucune autre clause de non-responsabilité ne s'applique au message électronique de l'expéditeur.
Utilisez le document de paramètres de stratégie de messagerie pour vous assurer que la clause de non-responsabilité appropriée pour un expéditeur donné est disponible sur le serveur pour le routeur de messagerie et est également déployée sur le client de messagerie Notes ® .
Using message disclaimers with S/MIME signed and encrypted messages
À propos de cette tâche
Vous pouvez ajouter des clauses de non-responsabilité à tous les messages, y compris les messages signés et chiffrés.
La fonctionnalité Avertissements de message est principalement conçue pour être utilisée avec les messages destinés à Internet. Bien qu'il soit possible d'ajouter des clauses de non-responsabilité aux messages signés et chiffrés S/MIME au niveau du routeur de messagerie, les messages signés et chiffrés S/MIME ne sont pas bien gérés par Notes ® . Lorsqu'un message signé S/MIME comporte une clause de non-responsabilité et est reçu par un utilisateur Notes ® , le corps du message peut être affiché, mais la signature ne peut pas être vérifiée. Lorsqu'un utilisateur Notes ® reçoit un message chiffré S/MIME avec une clause de non-responsabilité ajoutée, le corps du message ne peut pas être affiché et le message ne peut pas être déchiffré.
Dans la mesure du possible, utilisez le client Notes ® pour ajouter des clauses de non-responsabilité au lieu de les ajouter à partir du serveur. Les problèmes liés aux messages signés et chiffrés ne s'appliquent pas aux clauses de non-responsabilité ajoutées à partir du client Notes ®, car la clause de non-responsabilité est ajoutée avant la signature du message. Les problèmes liés aux jeux de caractères ne s’appliquent pas non plus aux clauses de non-responsabilité ajoutées à partir du client Notes ®, car le client Notes ® détermine le jeu de caractères Internet utilisé pour la messagerie sortante. L'ajout de clauses de non-responsabilité au client Notes ® évite tout problème potentiel de performances ou de retard au niveau du routeur.
Enabling message disclaimers from the server
Procédure
- Assurez-vous que vous disposez déjà d'un document Paramètres de configuration pour le(s) serveur(s) à configurer.
- From the Domino® Administrator, click the Configuration tab and expand the Messaging section.
- Cliquez sur Configurations .
- Sélectionnez le document Paramètres de configuration pour le ou les serveurs de messagerie que vous souhaitez administrer, puis cliquez sur Modifier la configuration .
- Cliquez sur le > Onglet Avertissements de message .
- Remplissez ces champs, puis cliquez sur Enregistrer et fermer .
Tableau 1 . Champs de l'onglet Avis de non-responsabilité du message Champ Action Avis de non-responsabilité concernant les messages Choisissez-en un: - Activé – Permet aux clauses de non-responsabilité des messages d'être ajoutées par le serveur.
- Désactivé – Empêche l'ajout de clauses de non-responsabilité de message à partir du serveur.
Ajoutez des clauses de non-responsabilité aux messages signés ou chiffrés S/MIME Choisissez-en un: - Activé – Ajoute les clauses de non-responsabilité aux messages signés ou chiffrés S/MIME, ainsi qu'à d'autres messages.
- Désactivé – Empêche l'ajout de clauses de non-responsabilité aux messages signés ou chiffrés S/MIME.
Niveau de journalisation Choisissez un niveau de journalisation à appliquer lors de l'ajout de clauses de non-responsabilité de message. Le niveau de journalisation détermine la quantité d’informations enregistrées. Ce champ apparaît lorsque vous choisissez Activé dans le champ Clauses de non-responsabilité des messages.