アーカイブ条件設定文書を作成する

アーカイブ条件設定文書を使用して、HCL Notes® ユーザーのメール文書をアーカイブする際にアーカイブポリシー設定文書で使用する一連の条件を定義します。

始める前に

Domino® ディレクトリーに対する[編集者] アクセス権と、次のロールのいずれかを持っていることを確認します。
  • 設定文書を作成するための PolicyCreator ロール
  • 設定文書を変更するための PolicyModifier ロール

手順

  1. HCL Domino® Administrator で [ユーザーとグループ] タブをクリックし、[設定] ビューを開きます。
  2. 以下のタスクのいずれかを実行します。
    • アーカイブ条件設定を作成するアーカイブポリシー設定文書を選択し、[設定の編集] をクリックします。
    • [設定の追加] をクリックしてから [アーカイブ] を選択して、新しいアーカイブ条件設定文書を作成します。
  3. [選択条件] タブをクリックしてから、[新規条件] をクリックします。
  4. [基本] タブに次の情報を設定します。
    表 1. [基本] タブのフィールド

    フィールド

    アクション

    名前

    アーカイブ条件の名前を入力します。アーカイブポリシー設定文書に条件を追加する場合、この名前が選択ボックスに表示されます。[アクション] > [アーカイブ] のメール・フォルダのアウトラインにも表示されます。

    説明

    条件の説明を入力します。

    アーカイブ条件の有効化

    次の操作のいずれかを行います。

    • チェックボックスをオンにして、このアーカイブ条件を使用します。
    • 後で使用するアーカイブ条件を作成する場合は、チェックボックスをオフにします。
  5. [どのように文書をアーカイブしますか?] で、次のいずれかを選択します。
    • [アーカイブデータベースに古い文書をコピーし、クリーンアップする] -- 文書をアーカイブデータベースにアーカイブ (コピー) し、ユーザーのメールデータベースからクリーンアップ (これらの文書を削除または削減) します。
    • [アーカイブせずにデータベースを削除] -- 文書をアーカイブデータベースにコピーせずにユーザーのメールデータベースから削除します。この設定を使用すると、文書保存ポリシー (指定時間が過ぎるとすべての文書が削除される) が適用されます。
  6. [どのように文書を削除しますか?] で、古い文書のコピーを選択した場合は、次のいずれかを選択します。
    • [データベースから古い文書を削除] -- ユーザーのメールデータベースに残っている、アーカイブした文書のコピーを削除します。
    • [データベースの文書サイズを縮小] -- ユーザーのメールデータベースに残っている、アーカイブした文書のコピーを一部切り捨てます。次に次のいずれかを選択します。
  7. [どの文書を削除しますか?] で、アーカイブの対象とする文書を決定する条件を指定します。新しく作成したグループのオプションとして、
    • [次より古いとき] -- アーカイブ設定文書を作成した日付を文書の保持期間の開始日として指定します。この日付より前に作成された文書がアーカイブの対象になります。
    • [未アクセスの文書] -- 指定した期間内に開かれていない文書を指定します。[LastAccessed プロパティを保持] データベースプロパティが設定されていない限り、このオプションを選択しないでください。このプロパティを設定しない場合、この条件によってアーカイブの対象となる文書は見つかりません。期間を指定してください。
    • [未編集の文書] -- 指定した期間内に変更されていない文書を指定します (デフォルト)。期間を指定します。これが推奨設定です。
    • [期限切れの文書] -- 期限切れとマークされた文書を指定します。文書は、有効期限が指定した日付より前である場合に、アーカイブの対象になります。
  8. オプション: カスタムメールテンプレートを使用するときは、次のフィールドに必要な情報を設定します。
    • [テンプレートサーバーの変更] -- メールテンプレートを保存するサーバー名を選択します。
    • [テンプレートを選択] -- カスタムメールテンプレートの名前を選択します。
  9. 手順 5 から 8 で確立した条件に応じて選択したビューおよびフォルダの文書をすべてクリーンアップするには、[ビューまたはフォルダ] を選択します。
  10. オプション: アーカイブデータベースの場所を変更したいときは、[目的のサーバー] タブをクリックして次のフィールドを変更します。
    表 2. [アーカイブ先] タブのフィールド

    フィールド

    アクション

    アーカイブディレクトリ

    デフォルトは archive です。変更する場合は、新しい名前を入力します。

    アーカイブ接頭辞

    デフォルトはアルファベットの a で、その後に下線 (_) が続きます。変更する場合は、新しい接頭辞を入力します。

    アーカイブ接尾辞

    デフォルトは NSF です。NSF 以外の接尾辞を使用する場合は、アーカイブデータベースの名前に別の接尾辞を入力します。

    オリジナルファイルの文字数

    デフォルトは 50 です。変更するときは、アーカイブデータベース名を作成するためにユーザーのメールファイルから使用する文字数を入力します。

    注: リンク [例をプリビュー] をクリックして選択した結果を確認してから、アーカイブ条件の設定を保存します。
  11. 文書を保存します。